Voor het opschonen van uw administratie hebben we enkele functies geïntroduceerd.
Het opschonen draait elke zaterdagochtend.
Fiscale data
De fiscale data wordt na 7 jaar opgeruimd. Dit betreft ook de Facturen en Jaaropgaves.
Gegevens zoals planning en gebeurtenissen worden 7 jaar na archivering opgeruimd.
Voor de planning en gebeurtenissen is hiervoor gekozen omdat deze gegevens ook de basis voor de facturen zijn.
Kinderen en ouders archiveren
Het systeem zal kinderen archiveren die geen lopend contract meer hebben. Een bijkomende eis daarvoor is wel dat er geen onbetaalde facturen meer zijn. Als een ouder geen actieve kinderen heeft worden deze ook gearchiveerd.
Afbeeldingen
Er zijn 2 manieren voor het opschonen van afbeeldingen. Op jaren oud of na x jaar na archivering.
Na Archivering
Als een kind gearchiveerd wordt dan wordt de datum waarop dit gebeurt vastgelegd. Het systeem zal bij het opschonen alle afbeeldingen van het kind op gaan ruimen 2 jaar na de datum of wat er ingesteld staat bij de instellingen.
Na x jaar
Als u voor deze optie kiest worden de foto's gearchiveerd na x jaar ongeacht of het kind gearchiveerd is. Als u kiest voor deze opties is het belangrijk om ouders hiervan op de hoogte te brengen.
Dus als een kind op 2 juni 2019 is gearchiveerd worden de foto's op 2 juni 2021 verwijderd.
Deze methodiek is gekozen om kinderen weer te kunnen activeren met behoud van data als de kinderen tijdelijk de opvang verlaten.
Afwijken van standaard waarden
De default waarden zijn gekozen zodat deze voldoen aan de meeste situaties. Als u deze langer wilt instellen is dat mogelijk. Echter wordt er voor klanten waar wij de server aan leveren bij afwijken extra opslag kosten in rekening gebracht.
Opties beheren
Ga in de medewerker module naar de beheer module.
U komt dan in de 'beheer module'.
Kies Opschonen om de instellingen te beheren.
